1. La fine della disciplina emergenziale
Dal 1° ottobre 2026 non è più possibile svolgere assemblee e riunioni collegiali a distanza in forza della normativa emergenziale. L’art. 106, comma 7 del D.L. 18/2020 (c.d. «Cura Italia») consentiva alle società di capitali di tenere le assemblee in modalità virtuale mediante mezzi di telecomunicazione, senza necessità di individuare un luogo fisico di convocazione, anche in deroga allo statuto. Nato come regime temporaneo, è stato prorogato più volte: l’ultima proroga, disposta dall’art. 4, comma 11, D.L. 200/2025 (conv. L. 26/2026), ne ha fissato il termine al 30 settembre 2026. Tornano quindi applicabili le regole del codice civile, come interpretate dal Consiglio Notarile di Milano, in particolare dalla Massima n. 216/2025.
2. Le assemblee dei soci
La regola: clausola per le s.p.a., silenzio della legge per le s.r.l.
Per le s.p.a. l’art. 2370, comma 4, c.c. dispone che lo statuto «può consentire» l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione: senza una clausola, anche solo generica, i soci devono partecipare fisicamente (Massima n. 216). La previsione riguarda però solo l’intervento dei soci, cioè la partecipazione per discutere e votare; secondo l’orientamento notarile, amministratori e sindaci possono quindi collegarsi a distanza anche senza clausola.
Per le s.r.l. manca una norma corrispondente all’art. 2370, comma 4, e a colmare il vuoto è intervenuto il notariato. Già la Massima n. 14 del 10 marzo 2004 riteneva ammissibili le assemblee di s.r.l. in telecomunicazione, perché si prestano bene a società con pochi soci che si conoscono tra loro; il richiamo alla disciplina delle s.p.a. serviva a sostenere l’ammissibilità dello strumento, non a farne dipendere la legittimità da una clausola statutaria. Nello stesso anno anche il Comitato Triveneto dei Notai (massima I.B.10) ammetteva che lo statuto di una s.r.l. prevedesse assemblee con mezzi di telecomunicazione, applicando per analogia le regole delle s.p.a. Su questa base la Massima n. 216 conclude che nella s.r.l. l’intervento a distanza rientra nel regime legale ordinario: è quindi ammesso anche senza clausola, a meno che lo statuto non lo vieti espressamente. In entrambi i tipi sociali l’avviso di convocazione può stabilire limiti, condizioni e modalità del collegamento, salvo diversa disciplina dello statuto.
L’assemblea totalitaria
Il limite della clausola per le s.p.a. cade quando l’assemblea è totalitaria, cioè quando è rappresentato l’intero capitale sociale e partecipa la maggioranza dei componenti degli organi amministrativo e di controllo (art. 2366, comma 4, c.c.; per le s.r.l. art. 2479-bis, comma 5, c.c.). In tal caso la riunione può svolgersi anche esclusivamente a distanza, pur senza clausola, perché tutti i partecipanti, per il solo fatto di intervenire, accettano di non trovarsi nello stesso luogo fisico.
Luogo di convocazione e presenza del verbalizzante
Se l’assemblea è convocata in un luogo fisico, è necessario che lì si trovi il soggetto verbalizzante (segretario o notaio); tutti gli altri, presidente compreso, possono collegarsi da remoto (per le s.p.a., come visto sopra, solo se lo statuto lo consente). Il verbale, infatti, descrive anche ciò che accade o potrebbe accadere nel luogo di convocazione (si pensi al socio che giunga in ritardo), mentre il presidente può dirigere i lavori anche a distanza. Le clausole che prevedono la presenza di presidente e segretario nello stesso luogo servono di regola a consentire la redazione contestuale del verbale e non impediscono la riunione a distanza: il verbale può essere redatto in seguito e firmato da entrambi o, se notarile, dal solo notaio, che deve comunque operare nel proprio ambito territoriale (Massime nn. 187 e 216).
L’assemblea interamente online
L’art. 2366, comma 1, c.c. prevede in generale che l’avviso di convocazione indichi il «luogo dell’adunanza», il che sembrerebbe presupporre un luogo fisico. La Massima n. 200/2021 osserva però che la norma, immutata dal 1942, può essere letta nel senso che tale luogo sia anche solo «virtuale», cioè la piattaforma di collegamento. Ne deriva che è legittima la clausola che attribuisce agli amministratori la facoltà di convocare l’assemblea solo in telecomunicazione; e, se lo statuto consente anche solo genericamente l’intervento a distanza, la facoltà sussiste anche senza clausola specifica, purché l’avviso indichi le modalità di collegamento (anche con comunicazione successiva) e la scelta sia assunta con diligenza, nel rispetto di buona fede e parità di trattamento. Per le s.r.l. la Massima n. 216 si spinge oltre: l’avviso può indicare solo un luogo virtuale anche in assenza di qualsiasi clausola, salvo divieto espresso dello statuto. La convocazione solo online non è invece possibile se lo statuto prevede il collegamento a distanza soltanto come modalità aggiuntiva alla presenza fisica, riconoscendo così ai soci il diritto di scegliere se intervenire di persona.
3. Le riunioni del consiglio di amministrazione
Dal regime emergenziale alle regole ordinarie
L’art. 106 non nominava il consiglio di amministrazione, ma la Massima n. 187 e la nota Assonime del 18 marzo 2020 ne estesero la disciplina a tutti gli organi collegiali: per il periodo emergenziale il consiglio poteva riunirsi solo a distanza anche senza clausola statutaria. Cessato il regime emergenziale, valgono le regole ordinarie, diverse per s.p.a. e s.r.l.
S.p.a.
L’art. 2388, comma 1, c.c. stabilisce che lo statuto può prevedere la partecipazione alle riunioni del consiglio anche mediante mezzi di telecomunicazione. Serve quindi una clausola, anche generica: in mancanza il consiglio si riunisce in presenza. Se la clausola c’è, l’orientamento notarile (Massime nn. 187 e 200) ammette il consiglio solo online, senza indicare un luogo fisico e senza bisogno di una clausola specifica. Il motivo è che i consiglieri, a differenza dei soci, non hanno un diritto di partecipare fisicamente, ma esercitano una funzione: le regole di procedura servono al buon funzionamento dell’organo. Per lo stesso motivo, le clausole che richiedono presidente e segretario nello stesso luogo servono solo a redigere subito il verbale e non impediscono la riunione online: anche il segretario può collegarsi da remoto e verbalizzare ciò che percepisce (il notaio, se interviene, deve però restare nel proprio ambito territoriale).
S.r.l.: una questione non pacifica
L’art. 2475 c.c. non dice nulla sulle riunioni a distanza: prevede solo che l’atto costitutivo possa consentire decisioni del consiglio mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto. Manca quindi una norma che autorizzi espressamente le riunioni online, ma manca anche l’obbligo di clausola che l’art. 2388 impone alle s.p.a.
Se l’atto costitutivo ammette, anche solo genericamente, le riunioni in telecomunicazione, si può applicare alle s.r.l. quanto il notariato afferma per il consiglio: convocazione solo online, senza luogo fisico. Se invece lo statuto tace, nessuna massima o pronuncia affronta il caso: le massime sull’assemblea non trattano il consiglio e, quando se ne occupano, presuppongono almeno una clausola generica. Si può sostenere in via analogica che, se i soci di s.r.l. possono collegarsi a distanza senza clausola, a maggior ragione possono farlo gli amministratori; ma la tesi, pur sostenibile, non è pacifica.
